Образец акт приема передачи в архив

Общая информация

Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.

Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.

Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

  • В случае перемещения внутри организации
  • В случае отсутствия места для их хранения
  • При создании на предприятии электронного архива
  • При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

  • постоянное хранение
  • временное хранение
  • предназначенные к уничтожению

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

  • Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
  • Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
  • Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Передача документов в руки

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Акт приема-передачи ключей: образец от помещения и от квартиры

Акт приема передачи ключей от квартиры образец

При передаче ключей от склада, квартиры, любого другого помещения необходимо оформить сопроводительные бумаги. Они являются обязательными и включают некоторые тонкости составления. Это во многом позволит предотвратить в дальнейшем недопонимание и позволит определить ход судебных тяжб.

Действующее законодательство не регламентирует строгие правила составления акта приема-передачи ключей, однако в его структуре должны быть некоторые обязательные пункты.

Основные понятия

По сути, такой акт является документальным подтверждением совершения какого-либо действия, в данном случае письменным подтверждением факта. При этом бумага включает перечисление основных шагов самой процедуры, в результате чего объект переходит от одного владельца к другому.

Зачастую такая процедура происходит при предварительной договоренности, и передача имущественной собственности, в данном случае ключей регулируется Гражданским Кодексом РФ.

Зачем нужен акт приема-передачи?

Это не просто бюрократический документ, акт приема выполняет сразу ряд значимых функций:

  1. Описывает неполадки комнаты, здания, которые возможно были обнаружены.
  2. Включает перечень и описание всего оборудования и техники, ценностей внутри комнаты, от которого передаются ценности, на момент проведения процедуры.
  3. Определяет оценочную характеристику стояния, на момент совершения сделки.
  4. Дает возможность официально подавать претензии в судебном порядке, при невыполнении каких-либо договоренностей.

Кто составляет документ?

Доверить составление бумаг такого рода можно любой из сторон. Этот вопрос оговаривается заранее, итог определяется на добровольной основе.

В таком вопросе очень важно, чтобы обе стороны свершения сделки проверили правильность оформления, включение всех интересующих пунктов.

Каждая сторона должна подтвердить, что не имеет претензий к комнате, составлению данных бумаг и самому мероприятию.

Процедура передачи

Несмотря на отсутствие законодательных правил оформления бумаги, ключи важнейшая составляющая оформления отношений, они подтверждают возможность будущего владельца официально иметь доступ к тому или иному помещению.

В разделе процедуры описываются все весомые характеристики сделки, причины передачи, а также:

  • Присутствующие свидетели, которые подписями смогут засвидетельствовать осуществление данного мероприятия.
  • Причины, по которым передаются ключb, например, отстранение от занимаемой должности на производстве, полное увольнение, купля-продажа имущества, сдача в аренду бытового или складского здания.
  • Также, несмотря на причины, указывается количество дубликатов ключей и лица, у которых они хранятся, если таковые имеются. Это в основном касается сдачи квартиры в аренду и продажа недвижимости.

акта

Документ, сопровождающий подобную сделку, обязан включать следующее:

  • Наименование документа, характеризующее принцип соглашения;
  • Место составления, проведения и дату;
  • Лицо, которое ответственно за формирование самой бумаги;
  • Личные, паспортные данные о присутствующих свидетелях и лицах представителях обеих сторон, которые сдают и принимают ключи;
  • Название и описание комнаты, от которой ключи (наименование самого здания на предприятии, в доме);
  • Реквизиты помещения, ИНН доверенных лиц (если таковые имеются);
  • Подписи сторон, участвующих в сделке, которые являются согласием на то, что процедура прошла без проблем.

В документ обязательно должны быть включены следующие пункты:

  1. Отсутствующие ключи (если это было вовремя замечено).
  2. Недочеты в процедуре или недостатки здания.

Все необходимые дополнения совершаемой сделки можно оформить сопроводительным приложением.

Чтобы точно составить документ нужно воспользоваться услугами сотрудника, владеющего основами делопроизводства, или юриста.

Обязательные условия

Акт составляется, как отдельный документ или в виде приложения к части договора аренды или купли-продажи помещения, любого другого, регламентирующего передачу собственности.

Но, в случае если процедура передачи касается материальных ценностей внутри фирмы, компании, в обязательном порядке включают в бумагу сведения о передаче материальных ценностей.

Если процедура происходит внутри предприятия, производственной площадки и относится к какому-либо зданию, необходимо указывать номер ключа и номер помещения, которые соответственно, должны совпадать. Это позволит убедиться в том, что ключи от всех комнат переданы и соответствуют своим номерам.

Документ прописывается в свободной форме, но должен придерживаться делового стиля написания.

Если сделка оформляется на прием нежилого помещения, необходимо включить в сопроводительную бумагу следующие пункты:

  1. Стены, пол, потолок, которые выступают в роли границ помещения;
  2. Связь с недвижимым имуществом, что прописано в действующем законодательстве.
  3. Входит в состав какого-либо здания, и на каких условиях, есть ли возможность его передвинуть.
  4. Привязан ли объект к физическому и юридическому адресу.
  5. Может ли использоваться в производственных целях.
  6. Отсутствие проживающих граждан на постоянной основе.

В соответствии с законом, если это жилое помещении, требуется уточнить характеристики санитарно-гигиенического состояния и технических норм.

Компьютерные технологии являются неотъемлемой часть жизни современного человека, поэтому сегодня не редкость ведение переговоров и документов через сеть интернет. В таком случае становятся актуальными электронные подписи.

Подписание документов по интернету достаточно удобно и быстро, особенно для тех, кто формирует подобные отчеты в больших количествах. Ведь на отправку и получение оригиналов зачастую уходит много времени. Чтобы документы считались оригиналами и имели юридическую силу, ставится электронная подпись.

Вам также может понравиться

Источник: https://law-enc.net/kvartira/akt-priema-peredachi-klyuchej-poryadok-sostavleniya.html

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов. Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение.

Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое. Содержание

  1. Смена директора, учредителя
  2. Когда он применяется
  3. Оформление передаваемых документов
  4. Назначение и законодательное регулирование использования данного акта
  5. Архивное хранение
  6. Порядок оформления
  7. Увольнение сотрудника
  8. Для бухгалтерского делопроизводства
  9. Нюансы составления для различного вида бумаг
    • Для бухгалтерского делопроизводства
    • Для кадровых документов
    • Учредительные и правоустанавливающие
  10. Особенности процесса в различных ситуациях
    • Архивное хранение
    • Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
    • Смена директора, учредителя
    • Увольнение сотрудника
    • Передаче конкурсному управляющему
  11. Передаче конкурсному управляющему
  12. Для кадровых документов
  13. Правила составления
  14. Учредительные и правоустанавливающие
  15. Структура и содержание
  16. Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

Назначение и законодательное регулирование использования данного акта Скачать бланк и образец Акта приема-передачи документов. При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии. Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

Как составляется акт передачи автомобиля

Как составляется акт передачи автомобиляКак составляется акт передачи автомобиляДо 2013 года данный акт составлялся по унифицированной форме, которая была обязательна при заключении данной сделки. После 2013 обязательная форма была отменена. Однако многие к ней привыкли, поэтому используют и сегодня. Хотя на сегодняшний день нет унифицированного бланка для составления данного документа. Можно составлять акт в произвольной форме или по шаблону, который утвержден организацией. Для оформления документа нередко используется фирменный бланк организации. Хотя в этих целях разрешается использовать обыкновенный лист бумаги. Многие заполняют документ от руки. Однако сделать это можно и на компьютере. При этом составленный акт распечатывается и подписывается сторонами сделки.

При заполнении документа необходимо обращать особое внимание на достоверность и правильность внесенной информации. Неверные и непроверенные данные, указанные в документе, могут стать причиной применения к сторонам сделки штрафных санкций. Здесь не должно быть никаких зачеркиваний, помарок и исправлений. Если при заполнении и была допущена ошибка, следует заполнить новый экземпляр. Каждая сторона получает по экземпляру составленного документа. Таким образом, акт должен иметь минимум две копии. Если в этом есть необходимость, например, когда в сделке участвует третья заинтересованная сторона, количество экземпляров можно увеличить.

(Видео: “Как правильно заполнить акт приема-передачи автомобиля перед установкой ГБО.”)

Стоит отметить, документ не просто свидетельствует о том, что у автомобиля поменялся фактический владелец. Акт документально отображает техническое состояние объекта сделки. Можно смело сказать, если составлен акт, ТС является исправным. Чтобы убедиться в этом, перед подписанием следует тщательно осмотреть автомобиль. При наличии поломок и каких-либо дефектов в акте делается соответствующая отметка, отображающая все неисправности. Если они имеются, но об этом ничего не сказано в акте, принимающая сторона уже не сможет предъявить бывшему хозяину претензии. Ведь поломки не зафиксированы документально, соответственно, можно предположить, что на момент сделки они отсутствовали. Здесь уже можно говорить, что причиной появления неисправностей стало небрежное отношение нового владельца.

Нередко поломки и недостатки транспортного средства обнаруживаются уже после подписания документа. Конечно, в этом случае новый собственник сам виноват, так как не осмотрел автомобиль должным образом. Хотя имеются ситуации, при которых новый собственник может обратиться в суд и выиграть его. Для этого понадобится доказать, что недостатки автомобиля были скрыты, и распознать их сразу не представлялось возможным. Например, проблема с электроникой, перерасход масла и другие проблемы, которые можно выявить только при длительной езде.

Достаточно часто рядовой потребитель не имеет определенных знаний, необходимых для достоверной оценки технического состояния объекта сделки. В таких ситуациях рекомендуется обратиться к специалистам, которые осмотрят автомобиль, и документально подтвердят наличие каких-либо неисправностей.

Когда потребуется передавать дела

Смена ответственного за делопроизводство лица может быть связана как с увольнением этого лица, так и с его уходом в отпуск, на больничный и так далее. Кроме того, по истечении определенного срока хранения в подразделении дела передаются в установленном порядке в архив организации или государственный архив.

Поскольку некоторые документы представляют культурную, историческую, экономическую и другую ценность, важно обеспечить их сохранность с тем, чтобы к ним позже можно было обратиться. Акт приема-передачи дел выполняет несколько функций:

  • Фиксирует текущее качественное и количественное состояние документов. При оформлении акта выявляются факты утери, порчи, гибели документов и т.п.
  • Позволяет выявить виновного за утерю документов и привлечь его к ответственности.
  • Ложится в основу приказа об организации розыска документов в случае, если обнаруживается утеря.

Процесс приема-передачи дел постоянного и длительного хранения осуществляется комиссионно.

Основанием для приема-передачи дел становится изданный руководителем организации приказ о смене ответственного лица.

Стоит помнить о том, что за утерю некоторых документов (например, бухгалтерских) организацию может ждать ответственность вплоть до уголовной.

Передавать дела можно как в пределах одной организации, так и из одной организации в другую, например, при разделении архивных фондов. Форма акта в данном случае не будет отличаться от внутренней. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон.

Что такое акт приема-передачи автомобиля водителю на предприятии?

Работники обязаны бережно эксплуатировать имущество предприятия, нести ответственность за порчу и ненадлежащее использование. Аналогичное правило применяется и к имуществу третьих лиц, за сохранность которого несет ответственность организация.

Актом приема-передачи закрепляется автомобиль за конкретным ответственным лицом. На основании этого документа водитель несет ответственность за состоянием и сохранностью транспортного средства. При нанесении повреждений, например, вследствие попадания в аварию по вине водителя, он обязан компенсировать затраты на ремонт.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Юрист со стажем 9 лет - Сергей / автор статьи
АВРОРА ЮРИСТ