Списание представительских расходов в бухгалтерском учете

Что такое представительские расходы

Представительские – это расходы, которые связаны с предпринимательской деятельностью налогоплательщика и направлены на установление и поддержание взаимовыгодного сотрудничества с партнерами. Также к представительским относят траты на встречи участников совета директоров и т. п.

Для удобства сведем в таблицу, какие расходы можно принять к учету как представительские в соответствии со ст. 264 НК РФ.

Относится

к представительским расходам

Не относится

к представительским расходам

Проведение встреч, завтраков, обедов, ужинов или других аналогичных приемов для партнеров и дирекцииПроведение дня рождения или юбилея компании, профессионального праздника и прочих подобных мероприятий
Расходы на переводчиков, не являющихся сотрудниками компании, для перевода во время проведения мероприятияОрганизация отдыха
Ресторанное или буфетное обслуживание во время представительского мероприятияУкрашение или оформление помещения, в котором проходит мероприятие (хотя есть случаи выигранных судебных споров с ФНС по данному вопросу)
Транспортное обслуживание представителей и участников мероприятияПокупка сувениров и подарков
Обеспечение доставки представителей и/или участников на официальный прием, совет руководящего органа и обратно

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Относятся ли представительские расходы к ?

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
  5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.
  2. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  3. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  4. Трансфер участников до места приема и обратно.
  5. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

  • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
  • средства на развлекательную программу для участников;
  • стоимость экскурсий;
  • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
  • финансы на оформление зала для мероприятия;
  • медицинские траты, если они потребовались;
  • проезд и проживание гостей;
  • оплата визовых услуг участников;
  • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
  • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

  1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
  2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
  3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
  4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

  • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
  • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Представительские расходы 2017

Бухучет

Все российские организации без всякого исключения должны вести бухучет и составлять бухгалтерскую отчетность. Такого требование действующего законодательства (ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В связи с этим все компании, столкнувшиеся с затратами на выполнение представительской функции, должны вести учет представительских расходов в бухгалтерском учете в 2019.

Могут не вести бухучет только две категории налогоплательщиков (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • индивидуальные предприниматели, ведущие учет доходов и расходов по правилам, установленным российским законодательством;
  • филиалы, представительства иностранных компаний, находящие на территории России, при условии ведения ими учета доходов и расходов в порядке, установленном законодательством.

Как списать представительские расходы?

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль. К проверке данных расходов налоговики подходят тщательно. Важно грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

В соответствии с НК РФ,  представительские расходы — расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. 

Представительские расходы при расчете налога на прибыль

Перечень расходов, которые можно включить в базу при расчете налога на прибыль, является закрытым и в соответствии со статьей 264 НК РФ включает в себя:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
  • буфетное обслуживание во время переговоров,
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом в целях налогообложения прибыли данные расходы в налоговом учете являются нормируемыми и принимаются в размере не более 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Отражение представительских расходов в бухучете

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они были произведены (ПБУ 10/99).

Отражаются расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или если предприятие осуществляет торговую деятельность на 44 «Расходы на продажу», а далее списываются в зависимости от указанного в учетной политике способа списания управленческих расходов на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи».

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д.

, поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

К сожалению, законодательство не предлагает типовых форм документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, поэтому предприятие само должно разработать данные формы. Примеры форм на представительские расходы. Итак, в соответствии с требованиями Минфина к внутренним документам, подтверждающих осуществление представительских расходов, относят:

  • приказ об осуществлении расходов на представительские цели;
  • приказ на проведение представительского мероприятия;
  • программа представительского мероприятия;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о проведении представительского мероприятия;
  • акт о списании представительских расходов;
  • первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
  • первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
  • договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Иногда фирмы используют представительские расходы не по назначению. Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы.

Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно.

В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.

Можно ли их учесть в составе представительских расходов? Можно, Минфин по этому поводу пишет: «Затраты на спиртные напитки, купленные для официального мероприятия, компания может списать как представительские расходы.

Но их общий размер не должен превышать 4 процентов от расходов на оплату труда», то есть при этом опять же не стоит забывать про цель мероприятия и обоснованность расходов.

Подводя итог всему вышесказанному, еще раз сделаем акцент на самых важных, на наш взгляд, вещах, о которых надо помнить при списании представительских расходов – это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов.

Фирммейкер, 2012Анна Лукша

При использовании материала ссылка на статью обязательна

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/kak-spisat-rashodi

Представительские расходы

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. В государственный университет приезжает делегация из Германии для урегулирования вопросов обучения иностранных студентов в нашем учреждении. В рамках мероприятия были произведены расходы на сумму 13 000 руб., из них транспортные расходы для встречи гостей — 3000 руб., организация обеда — 10 000 руб.

Денежные средства были уплачены организаторам мероприятия безналичным путем за счет приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Отражена стоимость представительских

расходов в части транспортных      

расходов                           

2 109 xx 290

2 302 91 730

   3 000 

Отражена стоимость представительских

расходов в части расходов на питание

2 109 xx 290

2 302 91 730

  10 000 

Пример 2. Бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного задания проводит конференцию. Для участников мероприятия был организован фуршет. Подотчетному лицу были выданы денежные средства на организацию фуршета в сумме 14 000 руб. По окончании мероприятия подотчетным лицом был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым сумма расходов на питание составила 13 950 руб. Помимо авансового отчета подотчетного лица, учреждением были оформлены и другие документы, подтверждающие правомерность совершения данных расходов и отнесения их в состав представительских. Операции были совершены в рамках деятельности, финансируемой за счет субсидий.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Выданы денежные средства           

подотчетному лицу                  

4 208 91 560

4 201 34 610

  14 000 

Представлен авансовый отчет        

подотчетным лицом                  

4 401 20 290

4 208 91 660

  13 950 

Возвращен остаток денежных средств в

кассу подотчетным лицом            

4 201 34 510

4 208 91 660

      50 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Все статьи Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение (Волкова М.)

Деятельность бюджетных учреждений значительно отличается от деятельности коммерческих организаций, тем не менее бюджетные учреждения иногда сталкиваются с необходимостью провести встречу, прием или иное мероприятие, необходимое для достижения целей, ради которых учреждение было создано. В этой статье поговорим о том, какие расходы относятся к представительским и как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие затраты являются представительскими расходами в целях налогообложения?

Начнем с налогообложения.

Механизм и сроки списания кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность (далее — КЗ) может возникнуть у организации перед покупателями, поставщиками, собственными работниками, учредителями, дочерними обществами, заимодавцами и бюджетом.

Она учитывается в бухгалтерской отчетности до момента погашения. Если же погашения так и не происходит, но при этом кредитор не предпринимает каких-либо действий по взысканию задолженности, по прошествии определенного времени (срока давности) такую КЗ необходимо списать (пп. 7, 10.4 ПБУ 9/99).

Общеустановленный срок давности в силу ст. 195, 196 ГК РФ составляет 3 года с момента возникновения обязательства.

При этом если в течение этих 3 лет должник своими действиями фактически признал наличие у него долга, то срок давности прерывается и отсчитывается заново (перечень возможных действий содержится в постановлении пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

КЗ в организации списывается отдельно по каждому основанию.

Чтобы принять списание кредиторки в налоговом учете и успешно пройти налоговую проверку, важно соблюсти все нюансы по оформлению процедуры. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Юрист со стажем 9 лет - Сергей / автор статьи
АВРОРА ЮРИСТ